Dokumentacja — wersje i obieg akceptacji
Od BusinessKażdy dokument to teczka z wersjami. Dodanie dokumentu lub nowej wersji od razu uruchamia obieg akceptacji (kroki, decydenci, kworum) — obowiązujący staje się dopiero po przejściu całej ścieżki.
Kiedy tego użyć
- Procedury, instrukcje, plan HACCP — wymagają nadzoru wersji.
- Chcesz formalnej akceptacji z rejestrem decyzji.
- Pracownicy muszą potwierdzić zapoznanie.
Krok po kroku
- 1Dodaj dokument lub wersję
Wgraj plik i wybierz obieg akceptacji (domyślny dla typu jest podpowiedziany; możesz też zapisać jako projekt bez obiegu). Wersja od razu wchodzi w obieg.
- 2Obieg rusza automatycznie
Decydenci aktywnego kroku dostają e-mail i powiadomienie; akceptują lub odrzucają z komentarzem. Dokument widnieje jako „w obiegu”, nie obowiązujący.
- 3Uczyń obowiązującą
Po przejściu całej ścieżki autor publikuje wersję; poprzednia trafia do archiwum, a czytelnicy potwierdzają zapoznanie.
Przykład
Instrukcja zwolnienia wyrobu v1.1 po dodaniu od razu wchodzi w obieg: krok „Weryfikacja” (kontroler) i „Zatwierdzenie” (technolog), po czym staje się obowiązująca; odrzucenie z uwagą cofa ją do autora.
Dobrze wiedzieć
- Obiegi konfigurujesz w Administracji (kroki, decydenci, kworum).
- Dokument powiążesz z CAPA przez wyszukiwarkę — widać to po obu stronach (które problemy adresuje dana wersja).
Karta dokumentu — widok szczegółowy
Karta pokazuje wersję w obiegu z krokami akceptacji i rejestrem decyzji (kto za, kto przeciw, kto nie podjął), uwagi do wersji, wersję obowiązującą z potwierdzeniami zapoznania, pełną historię wersji oraz powiązania z CAPA (które problemy adresuje dana wersja). Stąd autor uruchamia obieg i publikuje wersję.
